カスタマイズ・プレゼンテーション-資料編-相手と目的に合わせて伝える内容を変える秘訣/半日~1日

相手の行動を創るパワーポイント資料の作成

こんな課題に対する研修です

プレゼンテーション用の資料を作成する際には、事前に、伝える「相手が誰なのか?/目的は何なのか?」を把握しておきます。相手と目的に合わせて、伝える内容を変える必要があるからです。その上で、相手に伝わりやすくするために、簡潔かつ明瞭な内容になるように工夫できるかどうかが課題となります。
実践訓練として、自分にとって伝えやすく、相手にとって分かりやすい、資料作成の場面を想定します。主に資料作成に必要なメッセージの簡略化と視覚化に注目して実施します。
・資料なしでも要点を伝えられるくらいに流れの簡略化を行います。
・伝える内容を聞き手が直観で理解できるような視覚化を施します。
出来上がった資料を用いた模擬的な発表を行い、話の流れと内容の良し悪しを確認します。

対象者

全社員

研修の期待される効果

デフォルト画像

・伝える相手と目的を明確にしていない。
そのために
・絞り込まないままの情報を資料に詰め込むので伝えるのに苦労する。
・人に見せる意図を持たずに内容を記述するので分かってもらえない。

デフォルト画像

・伝える相手と目的を明確にしている。
それにより
・テーマに沿う絞り込まれた情報を順序良く並べられるので伝えやすい。
・誰が見ても直感で理解しやすい見せ方ができるので分かってもらえる。

研修プログラム例

1.導入
資料作成は何をすることか知る。
「分かりやすさと伝えやすさ」
2.学習
資料作成スキルを確認する。
「スキルメニューの提示」
3.準備
資料作成の作業手順を確認する。
「ワークシートの解説」
4.資料の作成:[チャート]の確認
ペアーで相互確認し評価し合う。
必要な修正を施す。
5.資料の作成:[完成資料]の確認
ペアーで相互確認し評価し合う。
必要な修正を施す。
6.完成資料を用いた発表
一人ずつ発表し評価を受ける。
今後の資料作成に活かす。
【内容】
<資料作成の手順>
(1)目的と対象を明確にする。
(2)情報を小さい単位で引き出す。
仲間同士に分け過不足を調べる。
(3)目的・対象向けテーマを決める。
(4)情報を並べチャートを作成する。
並べ替えながら話を工夫する。
⇒[チャートを用いてプレゼン]
(5)目的・対象とテーマを記載する。
(6)チャートに沿い目次を仕立てる。
目次に沿い章と節を仕立てる。
(7)節ごとの見出しを決める。
伝えたいことを簡潔に記述する。
(8)節ごとの画面構成を計画する。
(9)節ごとに伝える詳細を記述する。
(10)画面構成計画に沿い図解する。
(11)節ごとにナレーションを作る。
⇒[完成資料を用いてプレゼン]

▼研修のウリ!
以下の3段階で実力を向上できる個別対応の構成にしてある。
Step1:参加者の身近な題材を基にした課題を事前に提示して準備をしてもらう。
Step2:研修当日に準備した課題で事前実践をしてもらい現状の実力を評価する。
Step3:講義と実力養成の後に再度の実践をしてもらい実力の向上度を評価する。

お客様の声

できるかぎり多くの情報を載せなければならず、そうしなければ相手から注目してもらえない、と思い込んでいた状態から解放されて助かりました。相手に間違いなく内容が伝わることが重要だと考えれば、自分が話をしやすくて相手に伝わるように、資料に載せる内容は簡潔であり分かりやすい表記にすることが大切だと理解できました。

パワポを作る前に、伝える話をチャートに組んだだけの資料でプレゼンテーション行い、出来上がりの感触を確認するワークをやってみて、実に斬新だと感じました。これなら、同じ相手に対する複数通りの話を簡単に作って比較してみて、完成度を高めることができると思いました。指導されたように、相手ごとに話す内容を変えるのも、簡単にできるので良いですね。

講師からのメッセージ

福間 宏之

HIROYUKI FUKUMA福間 宏之

2つの狙いを持って研修を実施しています。先ずは、プレゼンテーションの資料を作成する際に、直ぐにパワーポイントなどの電子ツールを立上げる癖を改めることです。パワーポイントが無くても、相手に伝わる話の流れを作れるようになることを目指します。次に、出来上がった話の流れに沿うメッセージを作ることと、そのメッセージを一目で理解できるように図解することを目指します。この2つの狙いがあるからこそ、簡潔で分かりやすい資料の作成が叶います。

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