ファシリテーターとして目指すべき会議とは?指針のようなものはある?


会議時間は適切か

まず、会議時間が適切かどうかチェックしてください。日本の企業の会議は何かと長くなりやすく、ダラダラと話し合いのための話し合いをしていることが多いです。それでは時間を無駄に使うだけで、業務効率はかなり悪いです。

定例会議は典型で、習慣で1時間と決めているから1時間話すというように、形だけを決めてしまっています。話し合う量が決まっていて、それに対して適切な時間が1時間なら何も問題ないのですが、大して話し合うこともないのに時間だけ決めていると、ダラダラして集中力に欠ける会議になってしまうのです。

ファシリテーターとして会議のセッティングをする際には、話し合う量に対して会議時間が適切かどうかよく考えてください。前回の会議の様子を参考にして、やや短めに設定するのも一つの手です。時間が短いと話がまとまるのか不安に感じますが、時間内に話をまとめようと各社員が集中して話し合うので、案外うまくいくことの方が多いです。

会議の目的をきちんと伝えられているか

例えばAという企画について話し合いたくて会議を開くとしましょう。そのときにAについて話し合いますとだけ事前に伝えて会議を始めても、よい会議ができないことが多いです。

Aについて話すと言われても、何を考えればいいのかよくわからないからです。当日会議が始まってから急に考える内容がわかっても、うまく対応できないものです。また、問題点がある場合にストレートに指摘していいのか、代案を出さないといけないのかわからず発言しづらいと思う社員もいるかもしれません。

とにかく問題点を指摘してもらって企画としてブラッシュアップしたいのなら「A企画の問題点や改善点を見つけたいので、気になることがあれば些細なことでも言ってください」と伝えておきましょう。事前にA企画について共有した上でこのように伝えておけば、当日スムーズに話し合えます。

当日は「A企画の問題点や改善点を見つけ出すことを目標にする」と話し、それ以上のことは次回に回します。もちろんその会議で代案まで出して欲しいなら、問題点を検討し、代案まで出すことを目標とすればいいのです。

発言者に偏りがないか

例えばAという企画について話し合いたくて会議を開くとしましょう。そのときにAについて話し合いますとだけ事前に伝えて会議を始めても、よい会議ができないことが多いです。

Aについて話すと言われても、何を考えればいいのかよくわからないからです。当日会議が始まってから急に考える内容がわかっても、うまく対応できないものです。また、問題点がある場合にストレートに指摘していいのか、代案を出さないといけないのかわからず発言しづらいと思う社員もいるかもしれません。

とにかく問題点を指摘してもらって企画としてブラッシュアップしたいのなら「A企画の問題点や改善点を見つけたいので、気になることがあれば些細なことでも言ってください」と伝えておきましょう。事前にA企画について共有した上でこのように伝えておけば、当日スムーズに話し合えます。

当日は「A企画の問題点や改善点を見つけ出すことを目標にする」と話し、それ以上のことは次回に回します。もちろんその会議で代案まで出して欲しいなら、問題点を検討し、代案まで出すことを目標とすればいいのです。

講師からのメッセージ

Sakura Yamaguchi山口 桜

                           

会議のファシリテーターになり、自分なりに工夫して会議を開催してきたけれども今ひとつ会議が活発化しない…あなたにはそんな悩みがないでしょうか。
この記事では、ファシリテーターが会議をするにあたってのチェックポイントについて解説しています。
チェックポイントを活用して会議を見直し、よい会議を目指していきましょう。

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