納得してもらいやすい資料の作り方のコツ


Q 納得してもらいやすい資料の作り方のコツがあれば教えてください。
A 相手に納得してもらえるような、説得力のある資料を作るコツはいくつかあります。
どれだけトークをしっかりしたとしても、肝心の資料がいまいちだと、プレゼンテーションは失敗してしまいます。

プレゼンテーションでは、話し方と同じくらい、資料が重要なのです。ここでは、プレゼンテーションで相手に納得してもらいやすくなる資料のコツをまとめました。

○一番言いたいことを考え、繰り返す
プレゼンテーションの資料を作る前に、今回のプレゼンテーションで一番言いたいことは何かはっきりとさせてください。「自分は何を言いたいのか」ということを明確にすることによって、資料作りの方向性が見えてきます。

また、資料の中で言いたいことを繰り返し入れることを意識することによって、相手に一番言いたいことを伝えることができます。

一番言いたいことは、当然一番相手に伝わって欲しいことのはずです。よって、資料も一番言いたいことを軸にすえて、それが伝わるように構成するのがコツとなります。

○相手に寄り添う資料を
資料は、自分のためではなく、相手のためにあるものです。相手がそれを見て、内容を理解し、考えをめぐらせることにつなげる手助けとなるものでなければなりません。

自分が説明しやすいから書いた、不安だからとりあえず内容を載せただけでは、相手に納得してもらうことはできません。確かに自分が説明しやすい資料にすることも大事ですが、そればかりに意識が向いていては、結果に結びつかないのですね。

「相手がこの資料を読んで何を考えるだろうか」「この資料を見てメリットが伝わるだろうか」ということをきちんと考えながら資料作成しましょう。特に

・相手のニーズ
・相手が知りたいこと
・具体的なメリット
・どのような変化をもたらすのか

という点を考えながら資料作成すれば、相手に納得してもらいやすくなります。

○データを載せて満足しない
やりがちなミスとして、データをひたすら載せるだけで結局何が言いたいのかわからない資料を作ってしまうということがあげられます。

データをたくさん載せることに満足してしまい、言いたいことを伝えるということを忘れてしまっているのですね。また、データを載せておけば安心というこちらの甘い考えが透けて見えてしまい、相手がしらけてしまいます。

もちろん、データは大事です。ただすごいと言われても相手は納得することができませんが、データがあることで、納得しやすくなります。しかし、データを載せたからと言って、相手が納得してくれるとは限らないんです。

どうしてそのデータを載せる必要があるのか、そのデータによって何がわかるのか、どういうメリットにつながるのかということをきちんと考えましょう。自分が言いたいことからずれているデータは、相手を混乱させることにつながるだけですから、載せない方がいいでしょう。

・1枚に詰め込みすぎない
一目で情報がばっちりわかる資料。一見理想的な資料のようですが、これは落とし穴にはまっている可能性があります。

それは、1枚に詰め込みすぎということです。わかりやすくまとまっていて一目でわかるというなら何も問題ないのですが、情報を1枚に載せすぎているという場合は、読みにくく、いまいち相手の理解につながりません。

1枚に載せる情報は多すぎてもいけないのです。1枚のパワーポイントなら、3項目程度を目安にして資料作成するといいでしょう。

・実際に誰かにプレゼンテーションを見てもらう
自分ではわかりやすいと思っていても、他人からするとわかりにくいということはよくあります。自分は内容を完全に把握しており、当たり前にわかると思っていること前提で資料を作成してしまうことがあるからです。

自分ではわかるものとして書いていても、相手からすると「どういうこと?」と思ってしまうことがあるのですね。

そこで、実際に誰かにプレゼンテーションを見てもらいましょう。資料がわかりやすいか、説明が足りないところ、逆に多すぎるところがないかチェックしてもらうのです。

人に見てもらうことで初めて気づくことは多いので、誰か信用できる人に頼んで、見てもらうようにしてください。

○資料に頼り過ぎない
プレゼンテーションで資料は大切です。納得のいく資料を作成することで、プレゼンテーションの成功率を高めることができます。

しかし、資料はあくまでも資料であり、プレゼンテーションそのものではありません。資料がばっちりでも、それを生かすプレゼンテーションの構成を組み立てることができなければ、宝の持ち腐れです。特に、一人で黙々作業することが得意なタイプの方がこの罠に陥りやすいので注意してください。資料を気合入れて満足という人は意外と多いのです。

資料に頼り過ぎないようにし、資料とトークがうまくかみ合ったプレゼンテーションを目指しましょう。

○まとめ
いかがでしたでしょうか。
プレゼンテーション成功には、トークと同じくらい、資料も重要です。
相手が納得できるよう、伝えたいことが伝わるように心がけて資料を作成しましょう。
資料がうまくトークとかみ合うことで、プレゼンテーションの成功率を高めることができますよ。

講師からのメッセージ

Sakura Yamaguchi山口 桜

山口桜

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