大事だとわかっていてもうまくできない、タイムマネジメント。そのコツは?


Q タイムマネジメントが大事なのはわかるのですが、うまくできません。何かコツはありますか?
A タイムマネジメントができるようになるには、自分がやるべきことを把握し、余裕を持って行動することがポイントです。
キャリアアップのためには、タイムマネジメント能力は必要不可欠です。時間にだらしない人は他人に信用されないばかりか、効率良く仕事をすることができません。もしもあなたが上司なら、時間をきちんと守って素早く仕事ができる人に仕事を任せたいと思いますよね。
タイムマネジメントができるようになるためにも、以下のポイントを意識するようにしてください。自分ができそうなことから始めることで、行動が変わり、それが習慣となってタイムマネジメントができるようになります。
皆さんも、以下のポイントをばっちり把握して、タイムマネジメントができるビジネスマンになってくださいね。

短期と長期の計画を立てる
締め切り通り仕事をこなす人はタイムマネジメント能力があると評価されますが、こなせない人はタイムマネジメント能力がなく信用できないと評価されてしまいます。
仕事の締め切りを守るためには、この日までにこれをやるというような計画をきちんとこなす必要があります。

○ここがポイント
そのために、短期と長期に分けて計画を立てましょう。

短期の計画ではその日やその週にやることをピックアップします。ToDoリストの作成のイメージですね。漏れがないように注意しつつリストを作成して、一つずつこなしていきましょう。
その日にやることは朝一でチェックすることがポイントです。業務開始前はダラダラしてしまいがちですから、さらっとリストを作成またはチェックすることで時間を有意義に使うことができます。

長期の計画では1ヶ月~1年くらいを目処にやるべきことをピックアップします。データを収集する、会場を確保する、などだいたいこのときくらいまでにやっておきたいなというものを挙げておきます。長期の計画を立てておくことで今何をすべきか、何を優先すべきか短期の計画を立てやすくなるというメリットがあります。常に短期と長期の計画を見比べて、今やるべきことを把握しましょう。

完璧主義にならない
タイムマネジメントを意識すると、完璧主義になってしまう人がいます。この時間までにこれをして次はすぐこれをして…というように隙間なくスケジュールを埋めてしかもその全てを完璧にこなそうとするのです。
もちろん、全て問題なくこなせるなら理想ですが、現実はそうはいきません。必ずトラブルが生じます。たとえ自分が完璧に業務をこなしていたとしても、周りにミスが出るかもしれません。移動の際に渋滞に巻き込まれる、電車が遅延するということが起こるかもしれません。会議が長引いてしまうということもあるでしょう。何があるのかわからないのです。

○ここがポイント
まず業務は、完璧にこなそうとするのはやめましょう。仕事は締め切り重視で、高いクオリティを目指しつつも、どこかで見切りをつける必要があります。締め切りを守ることが何よりも大事だと思ってください。
スケジュールについても、隙間なく埋めるのではなく余裕を持たせるようにしましょう。予備の時間を作っておくんですね。予備の時間を作っておけば、少しくらいのトラブルなら対処できますし、何かと融通が利きます。余裕があるので次の仕事に落ち着いて取り組むことができるというメリットもあります。

予備の時間が余っても、メールをチェックする、読んでいなかった資料を読む、ちょっとコーヒーを飲んで一息つくというように、使い方はいくらでもあります。時間が余って困るということはないのです。
仕事は完璧主義にならず締め切り優先、スケジュールは余裕を持たせておく。この2つに気をつけるだけでタイムマネジメント能力が大きく向上しますよ。

集中できないときのリラックス方法を見つけておく
集中できずにだらだらと過ごすことは、時間を無駄にしています。とりあえず仕事をしているので時間の無駄には見えないのが質が悪いところです。長い目で見るとかなり効率が悪く、損になることは明らかです。
無駄な時間を減らすことは、タイムマネジメントで重要なことです。そこで、集中できないときのリラックス方法を見つけるようにしましょう。

○ここがポイント
コーヒーを飲む、ストレッチをする、仮眠をとる、顔を洗うなど何でも構いません。自分なりに気持ちを切り替える方法を見つけるのです。色々と調べて試してみて、効果があったことをやるようにするといいでしょう。
集中できない時間を減らすことができれば、集中して仕事に取り組む時間が長くなり、タイムマネジメントも楽になりますよ。

難しいことは後でいい
嫌なことを後回しにすることは悪いことだとよく言われます。確かに難しいことを先に片付けることができるなら、それが理想的です。でも難しいことってなかなかやる気になりませんよね。いきなりやれと言われてもやる気持ちになるまで時間がかかります。

○ここがポイント
そこで、難しいことは後にして、今すぐできる簡単なことを先に片付けてしまいましょう。できることを先にやって自分の調子を上げて、その勢いを持って難しいことに取り組むという作戦です。この方が効率良く仕事をすることができます。できることをやって終わりではなく、できることをやってそのまま難しいことにも取り組むのがポイントです。

講師からのメッセージ

Sakura Yamaguchi山口 桜

   

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